Utmaningen
Optiplan bygger SaaS-system för kommunernas skoladministration. Där samsas många regler, roller och ömtåliga beslut. En placering ska följa förtursregler, gå att motivera vid en överklagan och nå vårdnadshavare via portal, e-post eller brev. Varje kommun har dessutom egna krav, ofta formulerade i upphandlingar.
Samtidigt ville kommunerna känna igen sitt eget varumärke i tjänsterna. Det fick aldrig ske på bekostnad av tillgängligheten, och färger och typsnitt behövde klara WCAG oavsett kommun. Produkterna hade vuxit fram var för sig, utan ett gemensamt designspråk. Varje ny funktion riskerade att bli ett nytt specialfall.
Vad vi gjorde
Uppdraget började som mentorskap för Optiplans UX-designer och växte till en roll som produktdesigner på heltid i projekten.
Kartlade befintliga system
Vi gick igenom arbetsflödena för administratörer, vårdnadshavare och förare och tog fram koncept för nya gränssnitt.
Ritade flödena på nästan arkitektonisk nivå
Vi tog fram tekniska flödesscheman som visade hur ett beslut tidigt i kedjan påverkar hela produkten. Det gav team och beslutsfattare en gemensam bild innan något byggdes.
Byggde designsystemet från noll
Vi skapade en struktur med kärna och komponenter och satte regler för hur nya moduler blir varianter av befintliga komponenter i stället för engångslösningar. Så kunde systemet bära flera produkter.
Gjorde varumärket anpassningsbart utan att tumma på tillgängligheten
Med låsta tokens och tydliga regler för färg och typografi kan varje kommun använda sin egen identitet, medan kontrast, läsbarhet och WCAG-krav ligger fast i systemet.
Översatte kommunernas krav till design
Krav från upphandlingar, som hämtning av uppgifter från Skatteverket och hantering av skyddade personuppgifter, gjorde vi om till konkreta flöden och wireframes.
Designade nya produkter på systemet
Vi tog fram en ny vårdnadshavarportal och UX/UI för appen Skolskjuts.
Förnyade appen för busschaufförer
Vi uppdaterade gränssnittet i appen som förarna använder i tjänst.
Byggde upp kompetensen internt
Vi ledde och handledde Optiplans UX-designer genom hela uppdraget och ett år efter, inom process, designbeslut, designsystem och tillgänglighet.